SOAL LATIHAN TEORI PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Berikut ini yang termasuk prinsip-prinsip manejemen/administrasi perkantoran  menurut Henry Fayol diantaranya adalah…

a. Pembagian kerja, disiplin dan kesatuan perintah

b. Tujuan, perencanaan dan pengawasan

c. Perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan

d. Motivasi, delegasi, promosi

e. Sentralisasi dan desentralisasi 

2.    Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah...

a. Mejual barang/jasa

b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan

c. Menyediakan informasi kepada masyarakat

d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

e. Meningkatkan kinerja karyawan

3.    Saat anda menerima telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, sementara beliau sedang sibuk dan tak ingin diganggu. Apa yang harus anda sampaikan agar si penelepon tidak kecewa...

a. Bapak sedang sibuk tidak bisa diganggu!

b. Maaf bapak sedang sibuk, bisa telepon lagi?

c. Maaf bapak sedang sibuk, ada pesan yang ingin disampaikan?

d. Tinggalkan pesan saja Bapak sedang sibuk

e. Lain kali saja Bapak telepon lagi

4.    Suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerja sama untuk mencapai tujuan disebut ….

a. Komunikasi

b. Tata kerja kantor

c. Tata hubungan

d. Komunikasi kantor

e. Tata hubungan komunikasi

5.    Radio, tape recorder dan telepon merupakan jenis media komunikasi...

a. Audio Visual

b. Cetak

c. Visual

d. Gambar

e. Audio

6.    Langkah yang tepat untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang di sampaikan oleh pelanggan adalah ….

a. Melaporkan kepada atasan

b. Menelepon bagain costumer services

c. Mendengarkan dan mencatat solusi

d. Memberikan pada bagian lain

e. Mencatat keluhannya

7.    Agar karyawan/pekerja merasa selamat dalam melakukan aktifitas kerja, harus memperhatikan unsur-unsur penunjang keselamatan kerja berikut ini, yaitu ….

a. adanya kesadaran dalam menjaga keamanan dan kesehatan kerja

b. teliti dalam bekerja

c. melaksanakan prosedur kerja dengan memperhatikan keamanan dan kesehatan kerja

d. menggunakan alat pelindung diri pada saat bekerja

e. semua jawaban benar

8.    Lingkungan tempat di mana seorang tenaga kerja, seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan disebut ….

a. lingkungan hidup           d. lingkungan sosial

b. lingkungan alami           e. lingkungan buatan

c. lingkungan kerja

9.    Langkah untuk mengoperasikan Microsoft word 2007 adalah ….

a. Start – all programs – Microsoft word 2007

b. Home – all programs – Microsoft office 2007

c. Start – Microsoft office 2007

d. Start – all programs – Microsoft office – Microsoft word 2007

e. Start – all programs – Microsoft word 2007 – Microsoft office

10.  Aplikasi software komputer yang digunakan untuk membuat laporan keuangan kas kecil dan dokumen lainnya yang berupa angka dan tabel adalah ….

a. MS Acces

b. MS Excel

c. MS Word

d. MS Power Point

e. MS Publisher

11.  Untuk menambahkan slide baru dapat dilakukan melalui menu bar …

a.   Insert – Group Slides – New Slides

b.  Button – Insert – New Slides

c.   Home – Group Sides – New Slides

d.  Home – Styles – New Slides

e.   Start – Insert – New Slides

12.  Alat yang digunakan untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik tulisan dan gambar dalam waktun yang singkat...

a. MesinBinding                                    

b. Telepon genggam                           

c. Mesin fotocopi    

d. Risograf

e. Mesin Faximili

13.  Dokumen bersejarah yang mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, disebut dokumen…

a. Korporil                          d. Tekstual

b. Literer                            e. Non Tekstual

c. Pribadi

14.  Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan atau surat yang diterima pada periode tertentu, adalah kegunaan … surat

a. Kepala                           d. Hal

b. Tanggal                          e. Nomor

c. Alamat Dalam

15.  Bentuk surat yang ciri kususnya terletak pada penulisan alamat dalam, yaitu alamat dalamnya berlekuk, disebut surat…     

a. Block Style                   

b. Indented Style

c. Full Block Style            

d. Semi Block Style

e. Hanging Paragraph Style

16.  Semua mesin yang dirancang dengan menggabungkan tiga teknologi yaitu scanning, fotocopi serta sistem offset adalah..

a. Mesin fotocopi          d.  Mesin stensil otomatis

b. Mesin Faximili          e. Mesin stensil manual

c. Risograf

17.  Suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk atau sifat benda, dokumen, foto,gelombang dan suhu adalah..

a. Mesin stensil                d. Mesin binding

b. Mesin fotocopi              e. Mesin scanner

c. Risograf

18.  Keuntungan menggunakan Risograf adalah...

a. Sebagai alat penggandaaan                

b. Biaya operasional tinggi                       

c. Mencetak kertas 150lembar/menit

d. Perawatan mahal

e. Waktu mencetak terlalu lama

19.  Sistem penyimpan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun, disebut sistem ....

a. Kronologis

b. Alfabetic

c. Geografis

d. Numeric

e. Subyek

20.  Map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertical di atas rak, disebut ....

a. Stop map

b. Snelhecter

c. Map gantung

d. Ordner

e. Tab

21.  Sekumpulan informasi yang ditata secara sistematis, terdiri dari informasi tertulis, terketik, tercetak atau telah terekam dengan mesin disebut ....

a. Warkat

b. Record

c. File

d. Surat

e. Arsip

22.  Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adalah ….

a.       Inbox

b.      Drafts

c.       Sent

d.      Trash

e.       Spam

23.  Pada penangananan surat masuk, setelah diterima dicatat ke buku agenda, langkah berikutnya adalah ….

a.       Dikirim kebagian lain

b.      Dicatat kedalam buku ekspedisi

c.       Diberi lembar disposisi

d.      Diperiksa kelengkapan isinya

e.       Disimpan

24.  Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat, cara pendistribusian surat undangan dalam organisasi menggunakan buku ….

a.       Agenda

b.      Ekspedisi intern

c.       Ekspedisi ekstern

d.      Agenda tunggal

e.       Agenda berpasangan

25.  Hal yang pertama kali dilakukan oleh seorang sekretaris  dalam menangani  perjalanan  bisnis  adalah . . . .

a. menyiapkan  akomodasi            

b. menyiapkan  transportasi                     

c. menyiapkan  dokumen 

d. menyiapkan  keuangan    

e. menyiapkan  penginapan

                

26.  Suatu bukti izin yang berupa  cap pada lembar halaman paspor  yang berlaku pada       waktu tertentu  yaitu tidak lebih dari dua minggu disebut . . . .

a. fiskal                                         

b. Visa                                             

c. paspor

d. yellow card

e. SPPD

27.  Agar rapat berjalan sesuai dengan keinginan dan tujuan rapat, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan salah satunya adalah persiapan administrasi. Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi adalah..

a. Membuat surat undangan rapat                       

b. Persiapan akomodasi

c. Pengaturan tempat duduk                                

d. Menentukan tujuan rapat

e. Penyusunan notula

28.  Segala bentuk peralatan dan perlengkapan yang menjadi fasilitas penunjang bagi pertemuan/rapat agar berjalan lancar disebut...

a. Dokumen rapat                                                

b. Lay out

c. Media rapat                                                      

d. Distribusi

e. Akomodasi

29.  Catatan hasil rapat yang telah diolah menjadi catatan yang urut dan dapat dipertanggungjawabkan untuk pengambilan bahan keputusan disebut...

a. Notulis                                                               

b. Laporan rapat

c. Kesimpulan rapat                                             

d. Notulen

e. Risalah

30.  Transaksi-transaksi berikut yang dibiayai dengan dana kas kecil, yaitu....

a. biaya produksi                                      

b. biaya promosi

c. pengadaan barang                               

d. pembelian mesin dan kendaraan kantor

e. biaya rekening telepon

31.  Setiap transaksi yang terjadi yang berkaitan dengan dana kas kecil, tidak dicatat dalam jurnal. Ini merupakan ciri metode....

a. fluctuation fund system                        

b. lifo

c. moving average                                               

d. fifo

e. imprest fund system.

32.  Pelanggan eksternal bisa individu atau perorangan dan perusahaan atau lembaga, oleh sebab itu kebutuhan pelanggan ekternal diantaranya …

a. kerjsama/teamwork

b. struktur dan sistem yang jelas

c. kualitas kerja

d. harga yang kompetitif

e. tepat waktu

33.  Data tentang karyawan, seperti data absensi, dan data jam kerja lembur termasuk data….

a. data keuangan

b. data administrasi

c. data kepegawaian

d. data pembelian

e. data produksi

34.  Data yang dikelola adalah yang bersifat bahan jadi bagi pengambilan keputusan pemimpin organisasi yaitu pengolahan data/informasi pada tingkat….

a. tingkat manajemen

b. tingkat produksi

c. tingkat operasional

d. tingkat bawahan

e. tingkat atasan

35.  Proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai kegiatan disebut….

a. Rekrutmen

b. formasi

c. promosi

d. mutasi

e. PHK

36.  Melakukan  tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan dan pedoman yang berlaku dinamakan….

a. maintenance

b. rehabilitasi

c. akumulasi penyusutan

d. inventarisasi

e. administrasi

37.  Komunikasi non verbal disampaikan dengan cara ….

a.    Membaca

b.    Menulis

c.    Mendengarkan

d.    Bahasa tubuh

e.    Lambang atau gambar

38.  Instruksi number of copies pada menu print berguna untuk ….

a.    Mencetak seluruh halaman

b.    Mencetak halaman tertentu

c.    Mengatur penggunaan tinta printer yang diinginkan

d.    Mencetak halaman yang aktif

e.    Menentukan jumlah cetakan

39.  Seseorang yang menyampaikan informasi penting yang digunakan sebagai dasar atau petunjuk kerja disebut kolega yang berarti …

a.    Tamu kantor

b.    Pelanggan kantor

c.    Rekan kantor

d.    Teman atasan

e.    Dinas pemerintah

40.  Buku yang digunakan untuk mencatat pendistribusian surat adalah …

a.    Disposisi

b.    Buku jurnal surat keluar

c.    Buku jurnal surat masuk

d.    Buku ekspedisi

e.    Buku direktori